Notion - почему это лучший инструмент для фрилансера

На фрилансе я несколько лет, заказы получаю на различных биржах и через сарафанное радио. Есть несколько постоянных заказчиков. Работаю я в сфере контент-маркетинга, и часто бывает так, что одновременно в моем управлении больше десятка различных сайтов и проектов. У большинства заказчиков есть какие-то CRM-системы для постановки и отслеживания задач, но проблема в том, что едва ли не у каждого они разные. А мне надо было вести самостоятельный учет задач и потраченного на работу времени, в том числе и для подсчета финансов. Перепробовав с десяток различных CRM я остановился, в итоге, на системе совсем другого типа.

О Ноушн я периодически слышал начиная с 2020 года, когда его популярность стала расти безумными темпами. И большинство отзывов были настолько хвалебными и восторженными, что поневоле зарождали во мне подозрение и скептицизм. Как многолетний пользователь Trello, я был доволен канбан-системой в качестве инструмента планирования. Но в Трелло мне не хватало свободы — на любой доске я был жестко ограничен колонками и карточками. Добавлять объемные документы, изображения, таблицы, сложное форматирование текста, устанавливать напоминания, использовать диаграммы — для всего этого я вынужден был использовать сторонние сервисы. В таком случае я постоянно забывал, где и что записывал, так как связать все в одной карточке Трелло просто невозможно. Чуть позже, когда я уже полностью отказался от этой системы, выкатили бесплатные дополнения, которые немного улучшили ситуацию. 

Вот для того, чтобы держать все документы, заметки, таблицы, канбан-доски, диаграммы и базы знаний в одном месте, я и решил отказаться от Трелло. Как оказалось, практически не существует того, что мне хотелось бы видеть. В той или иной CRM-системе чего-то всегда не хватало, либо ее монструозность поражала (привет, Битрикс 24). Спустя несколько месяцев кочевания по различным сервисам я наконец решил попробовать Notion.

Буквально с первого документа поражаешься возможностями — на пустой странице ты можешь создавать что угодно: писать текст, создавать канбан-доски, вставлять календари, галереи, таблицы (в том числе с математическими вычислениями), таймлайны, базы данных, большое количество сторонних сервисов вроде гугл-диска, асаны, фигмы, гитхаба. 

В этом и есть основное преимущество Notion — вы сами решаете, какой функционал можно поместить на страницу. Таким образом вы можете совмещать в одном сервисе десяток других. Причем все настройки очень простые, а добавить что-то на страницу можно одним кликом.

Сервис бесплатный, но на таком тарифе есть некоторые ограничения. Например, по размеру файлов, количеству ссылок шаринга документов и на бесплатном тарифе нельзя создавать команду. Для командной работы есть специальный тарифный план.

Как я использую Notion? Для каждого клиента я создал отдельные страницы, на которых разместил таблицу с задачами. У каждой задачи есть поля — наименование, дата, стоимость, теги по типу задачи, теги по статусу — по ним потом можно легко сортировать задачи. Внизу таблицы автоматически подсчитывается сумма всех задач. Каждая строка в таблице открывает полноценную карточку задачи, в которой можно писать что угодно, в том числе и прикреплять документы или картинки. Под этой таблицей я создал другую, куда переношу оплаченные задачи. 

Помимо этого, в Notion я отслеживаю процессы в своих собственных проектах. Как правило, для этого я использую канбан-доски, но их можно переключать и в режим таблицы. Здесь все просто и привычно для тех, кто пользовался Trello.

Ну и обычные заметки я тоже стараюсь вести в Notion. Поскольку часто заметка постепенно превращается в полноценный документ, и требуется вставить таблицу или картинку. Здесь такой функционал всегда под рукой. Кстати, любым документом можно поделиться по ссылке.

Ну и как вишенка на торте — из документов можно создавать некое подобие сайтов, подключая к ним домен. И вы не поверите, люди пользуются этим — а что, бесплатно и просто.

Итак, свои поиски по идеальной CRM я пока приостановил. Конечно, Notion не идеален — интерфейс нет-нет да подтормаживает, как на сайте так и в приложении. Не хватает русского языка. С февраля 2022 года у многих возникли проблемы с платными аккаунтами — они просто перестали работать и оплатить их невозможно. Но если вам достаточно бесплатного аккаунта, и вы нуждаетесь в многофункциональном инструменте учета всего, чего только можно учесть — однозначно рекомендую вам Notion. 

Все изображения взяты с сайта notion.so